青春不散场 · 二十载情谊 | 宜春一中 06 届三班
整体统筹决策、联络各组把控进度、处理突发事项。
收集联系方式、发邀请、统计出席；制定预算、垫付、记账、会后公布账单并 AA 结算。
设计流程环节、互动游戏与节目、纪念品方案、音视频素材。
预订场地餐厅、采购物资、现场布置设备、餐饮对接。
全程拍摄、制作活动视频、后期照片整理与分享。
| # | 工作内容 | 负责人 | 截止 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 📌 阶段一 启动与调研 | ||||
| 1 | 组建筹备团队、明确各组职责分工 | 总协调组 | — | ✅ |
| 2 | 建立工作群 / 同学群，收集联系方式 | 总协调组 · 联络组 | — | ✅ |
| 3 | 确定聚会时间（已定 7/25 周六） | 总协调组 | — | ✅ |
| 📌 阶段二 方案 / 场地 / 预算（本周冲刺） | ||||
| 4 | 定场地/餐厅：确认包厢、餐标与菜单，签合同付定金 | 后勤组（曾林） | 7/5 前 | 🔵 |
| 5 | 定预算 / AA 口径（见下方「预算明细」） | 财务组（刘玉玲、谢雯雯） | — | ✅ |
| 6 | 邀请老师：联系班主任 / 任课老师，确认能否出席 | 联络组 | 7/5 前 | 🔵 |
| 7 | 发送邀请：群发电子邀请函（时间/地点/费用），电话确认重点对象 | 联络组（刘玉玲、谢雯雯） | 7/5 前 | 🔵 |
| 8 | 设计活动主题 / LOGO / 电子邀请函 / 海报 | 策划组 | 7/5 前 | ⬜ |
| 📌 阶段三 报名 / 素材 / 纪念品 | ||||
| 9 | 统计人数：收齐回执，确认最终参加人数，收集近况 | 联络组（刘玉玲、谢雯雯） | 7/10 前 | ⬜ |
| 10 | 设计纪念册 / 伴手礼方案 | 策划组 | — | ✅ |
| 11 | 采购伴手礼（帆布袋、马克杯 等）：定供应商并下单 | 谢雯雯 | — | ✅ |
| 12 | 对接外包摄像：确认档期、拍摄需求、报价与合同 | 总协调组（刘玉玲） | 7/15 前 | ⬜ |
| 13 | 征集老照片 / 毕业照 / 近况照片视频 | 策划组（余颖）+ 外包 | 7/18 前 | ⬜ |
| 14 | 整理班级趣事 / 回忆故事，剪辑回忆视频 | 策划组（余颖） | 7/18 前 | ⬜ |
| 📌 阶段四 流程与物资（前 1 个月） | ||||
| 15 | 联系母校：确认 7/25 能否进校园 / 进教室参观 | 陈媛 | — | ✅ |
| 16 | 敲定当天流程脚本、主持词、互动游戏与奖项设置 | 策划组（唐莞峰、余颖） | 7/12 前 | ⬜ |
| 17 | 准备游戏道具与奖品 | 策划组 | 7/20 前 | ⬜ |
| 18 | 采购签到用品 / 装饰 / 横幅 / 签到背景板 | 后勤组（黄吕、刘浪） | 7/20 前 | ⬜ |
| 19 | 打印通讯录 / 流程手册 / 姓名牌 / 签到表 | 联络组（谢雯雯） | 7/22 前 | ⬜ |
| 📌 阶段五 前 1 周确认与踩点 | ||||
| 20 | 二次确认人数，群发集合时间 / 地点 / 流程 | 联络组（刘玉玲） | 7/23 前 | ⬜ |
| 21 | 检查所有物资准备情况 | 后勤组 | 7/24 | ⬜ |
| 22 | 现场踩点：确认布置、测试音响投影、确认餐饮 | 后勤组（曾林、刘浪） | 7/24 | ⬜ |
| 23 | 准备应急预案（天气 / 人数变动 / 设备故障） | 总协调组（唐莞峰） | 7/24 前 | ⬜ |
| 📌 阶段六 活动当天 7/25（签到 14:00 → 散场 20:30） | ||||
| 24 | 提前 2h 到场布置、设备调试、摆签到台背景板 | 后勤组（曾林、黄吕、刘浪） | 7/25 | ⬜ |
| 25 | 签到就位，发姓名牌 / 伴手礼，迎接同学 | 联络组（刘玉玲、谢雯雯） | 7/25 | ⬜ |
| 26 | 把控流程、主持互动游戏与颁奖抽奖 | 策划组（唐莞峰、余颖） | 7/25 | ⬜ |
| 27 | 全程拍摄记录、集体合影、录制视频祝福 | 外包摄像 | 7/25 | ⬜ |
| 28 | 现场结算餐厅费用、保留票据 | 财务组（刘玉玲、谢雯雯） | 7/25 | ⬜ |
| 📌 阶段七 活动后续 | ||||
| 29 | 整理照片视频并分享、制作电子纪念册 | 外包摄像 · 策划组 | 会后 1 周 | ⬜ |
| 30 | 公布详细账单，计算人均并组织 AA 转账结算 | 财务组 | 会后 3 天 | ⬜ |
| 31 | 更新通讯录、维护同学群、约定下次聚会 | 联络组 · 总协调组 | — | ⬜ |
| 32 | 收集反馈意见，结余转入下次聚会基金 | 总协调组 · 财务组 | — | ⬜ |
| 项目 | 明细 | 费用预估（元） |
|---|---|---|
| 餐费 | 1000 元/桌 × 4 桌（含酒水饮料） | 4,000 |
| 纪念品 | 马克杯 + 徽章 + 帆布袋，50 元/套 × 40 套起 | 2,000 |
| 物料 | 摄影师 + 场地布置 + 现场物料等 | 1,000-1,200 |
| 老师伴手礼 | 纪念册 + 花 + 伴手礼，200 元/套 × 3 套 | 600 |
| 其余活动费用 | 待补充 | — |
| 合计 | 10,500-11,000 | |
注：实际费用以聚会后实际支出为准，财务组保留所有票据，会后 3 天内公布详细账单并组织 AA 结算；老师费用由同学共同承担，结余转入下次聚会基金。「其余活动费用」待补充。